海外グループ会社で継続的にコンプライアンス研修を開催

海外グループ会社で継続的にコンプライアンス研修を開催

タイ語での説明資料

タイ語での説明資料

タイでステーショナリーの製造を行うコクヨ-IKタイランドでは、コンプライアンス意識の向上を目的に、2013年以降年一回のコンプライアンス研修会を継続的に開催しています。この研修会は社員一人ひとりにコンプライアンスを浸透させるため、役員や管理職はもちろん、全社員が参加しています。2017年1月5日に行われた教育研修会では、コクヨグループ共通の規定となる「コクヨグループ行動基準」の読み合わせなどを行い、社員たちは「コクヨグループ行動基準」を再確認し、コンプライアンスの重要性を再度理解する重要な場となりました。 また、24時間稼働体制を敷いているコクヨ-IKタイランドにとって、この研修会は、全社員(約270人)が集まる大変貴重な機会でもあります。この機会を利用し、コクヨ創業者である黒田善太郎が自らの心構えを明文化した「経営の信條」(タイ語版)を全員で唱和するなど、全社員がコクヨグループの一員であることの自覚を高めました。

海外展開を図る企業にとって、海外のグループ会社における管理体制は大きな課題であり、特にコンプライアンス意識の醸成・浸透はますます重要になっています。コクヨグループは今後も、グループ一体となって法令や規則を遵守し、社会倫理に従った企業活動を行うため、海外拠点においても現地事情に合致したコンプライアンス意識向上のための研修会を積極的に行っていきます。

考え方

コーポレートガバナンス体制

透明で適切かつ効率的な経営の再現性と継続性が担保されることを目指し、コーポレートガバナンス体制を構築しています。また事業や業務が不正なく、誤りなく、効率よく遂行されるように、内部統制システムを構築・運用し・継続的に改善・充実を図っています。内部統制関連の主な委員会では、担当役員が委員長となり、複数の関連部署からメンバーを選出しており、それぞれの専門的見地からCSRにおける重要課題をグループ全体で組織的に推進・強化していくための取り組みを行っています。

コーポレートガバナンス体制

コクヨグループの知的財産権に対する基本的な考え方

競合他社との差別化を図るための戦略の一つとして、知的財産権の取得を推奨し、同時に他社の知的財産権を尊重すべく、下記の取り組みを行っています。


1)知的財産権管理・運用体制

国内及び国外子会社及び関連会社の知的財産にかかる業務を法務部知的財産グループにおいて一括管理し知的財産権活用及び戦略の標準化及び一元化を目指しています。

同グループにおいて、発明・デザイン・商標の権利化業務、他社の知的財産権の侵害を防ぐべく徹底した事前調査の遂行、当社が保有する知的財産権保護のための日常的な他社製品のモニタリングに加え、他社と争いが生じた場合には、マネジメントとの連携のもと、迅速かつ最適な解決を目指し対応しています。


2)知的財産権の保護及び法令遵守

「コクヨグループ行動基準」において、他社の知的財産権を尊重することを規定するとともに、知的財産グループにおいて、他社の権利の侵害を予防・回避すべく、他社の権利の調査・分析・精査を行う体制を確立・運営しています。また、開発部門に対し、随時研修や日常の業務を通じて、他社の知的財産権尊重及び法令遵守意識向上のための啓発活動を行っています。


3)知的財産権の創造・活用の推進

知的財産グループと開発部門は、開発の初期段階から密接な連携を図ることにより、市場での当社製品の優位性の向上を目指すべく、競合他社製品との差別化に貢献する発明の創造と発掘に邁進しています。また、特許法第33条の趣旨に応ずるべく、職務発明報奨制度を社内規定として定め、顧客満足度の向上と当社の発展に資する発明を奨励しています。

内部通報制度「コクヨグループホットライン」の運用

コンプライアンスや企業倫理に関する問題で、職場内では相談・解決し難いものについて相談できる窓口として「コクヨグループホットライン」を設置しています。日本国内だけでなく、海外拠点におけるコクヨグループ社員も利用できるグローバル対応の制度として、運用を行っています。

グループ全体でのリスクマネジメント推進を開始

2015年の経営統合を機に、コクヨグループ全体でのリスクマネジメントを推進する組織を立ち上げ、取り組みを開始しました。

この取り組みで目指したことは、グループ視点によるリスクマネジメントサイクルを確立させること。まず、「コクヨグループ全体にどのようなリスクが存在するのか改めて認識する」ことから始まり、優先順位付けや対応の方針を全社最適で検討し、対応の推進を行いました。

今後は、これらの取り組みの中で特に重要と位置づけられたテーマや、組織全体に関わるテーマを明確にし、グループ全体での取り組みをさらに進め、リスクマネジメントの有効性と効率性を高めることを目指します。

BCP(事業継続計画)の策定と実施

BCPとは、災害や事故などの不測の事態が発生した場合でも、事業をできる限り継続させる、あるいは中断しても可能な限り短時間での復旧・再開を目指して、災害や事故などの発生後でも事業を継続させていくための行動プランを指します。

コクヨグループでは、災害や感染症などの危機発生時でも、より安定的な商品供給を実現するため、グループ一体となって危機管理の徹底に取り組み、事業継続マネジメントの推進を継続していきます。

※BCP:Business continuity planning=事業継続計画

ファニチャー事業本部によるBCP有事対応訓練

「機能単位」で分けられたチームごとに、提示された被災状況から定めた行動手順が実行できるかを議論

「機能単位」で分けられたチームごとに、提示された被災状況から定めた行動手順が実行できるかを議論

2017年12月6日、ファニチャー事業本部の「BCP有事対応訓練」を実施しました。今回の訓練は「東南海地震」が発災し、西日本エリアが事業継続に大きな影響がある状況を想定し、品川SSTオフィスにファニチャー事業継続対策本部を立ち上げた場合の初動対応の実効性などを検証するものです。東京地区、西日本地区合わせて総勢73人が参加する大規模な訓練となりました。

東日本大震災では十分機能しなかった体制や行動手順を一から見直しており、今回の訓練はその内容の確認が目的です。訓練で明らかになった課題については解決策を検討し、体制・行動手順書を見直し、より実効性の高いものに改善していきます。

災害発生時の初動対応

「サバイバルカード(左)」と「従業員向け非常時行動マニュアル(右)」

「サバイバルカード(左)」と「従業員向け非常時行動マニュアル(右)」

大規模災害が発生した際に、社員が慌てずに冷静な判断を行うことができるよう、災害発生時にとるべき行動の手順をまとめた「サバイバルカード」を全社員に配布し、常に持ち歩くよう喚起しています。

サバイバルカードには、災害時の3か条(1.身の安全は自分で守る、2.冷静な判断で行動する、3.安否状況の報告をする)の他、携帯各社の災害用伝言板の閲覧方法や、万が一の場合に本人確認ができる情報欄などを記載しています。

また、サバイバルカードを詳細化した「従業員向け非常時行動マニュアル」を、社員がいつでも閲覧できるイントラネット上に掲示し、日頃から災害への対策を心がけるよう推進しています。

安否確認システムの構築と訓練の実施

災害発生時に、グループ社員の安否確認を迅速に行う仕組みとして、各人が所有する携帯電話・パソコン・固定電話などの連絡手段を使った安否確認システムを2006年より運用しています。2011年3月に発生した東日本大震災の直後は、電話やメールが一時的に使用できない状況でしたが、大勢の社員の安否確認を同時に行うには、現在このシステムに代わるものは考えられず、登録不備による未配信が無いよう周知徹底し、継続的に訓練を実施しています。

事業所防災訓練の実施

大阪本社での防災訓練の様子

大阪本社での防災訓練の様子

いざというときに社員が自ら安全行動が取れるように、日常的な地震対策とともに、平日に大規模地震が発生した場合を想定した訓練を定期的に実施しています。

大阪本社と品川オフィスにおいて、緊急地震速報後に、机の下に隠れるなど安全確保行動の確認をした他、地震発生後にオフィス内で火災が発生したと仮定し、初期消火訓練から消防署への通報・防災センターへの連絡、初期消火断念による全館避難までの訓練も併せて実施しています。

今後も、拠点ごとの危機対応能力の向上に努めていきます。

ワードバンク

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使用例