名刺管理の達人

名刺管理のスタート　相手を忘れないメモ術

名刺を受け取って席に着いた瞬間、名刺管理は始まっています。「あとで整理するからいいや」なんて思わずに、その場でちょっとした工夫をすることであとの整理を楽にするようにしたいものです。

相手を名前で呼ぶ

名刺交換の時には、相手の名前を呼ぶ機会があれば、より相手を覚えていられるようになります。「この件は山田様の方にお願いすれば良いですね？」「高橋様はどのように思われますか？」など、忘れないうちに相手の名前を口にすることです。並べた名刺をさりげなく見て、名前を織り込んで話をします。これをするかしないかで記憶が全く違ってきます。

たくさんの人との名刺交換

一度に何人もの人と名刺交換し、結局１人も覚えていられない、というのが一番よくあるパターンで、かつ困る状況です。この場合には、T型に記憶するようにしましょう。つまり、「まんべんなく全員を覚える」ことと「１人をしっかり覚える」ことの両方を実践するのです。しっかり１人を覚えるのは、この打ち合わせのあとで直接話をしなければならない立場の人を見極めて、その名前と顔を一致させるようにします。一度軽く目を閉じて、その人の顔を思い浮かべてみるだけでもずいぶん違うもの。

「まんべんなく全員を覚える」には、頭文字作戦が良いでしょう。相手の名前が着席順に、高橋、山田、川井、吉岡、久保、橋本、乾だとすると、全員の頭文字をとって「た・や・か・よ・く・は・い」と続けながら、順番に何度か顔を見ていきます。

メモをとることで万全な記憶を

名刺情報は直接仕事に役立つばかりではありません。何年かたって、急に「あの時聞いた技術が、今この仕事に生かせるんじゃないか？」と思い出したりすることは、特に開発や企画の人間にとって仕事力の分かれ目に。

そのためにはメモを取ることです。打ち合わせでは、ノートに着席順に相手の名前を書き、少しコメントを加えます。名刺交換の時の会話や、打ち合わせ中の話題をメモしておきましょう。その場で似顔絵を描く人もあります。相手との距離がある場合には、遠慮なく描けて、記憶にとどめやすい方法です。大きな会議室でたくさんの出席者がいる場合には有効でしょう。

こうしたメモは、あとで名刺情報を整理する時に非常に役に立ちます。デジタル化して管理するなら、メモを検索キーワードとして登録しておけば何年先にでも使える情報となるでしょう。打ち合わせ中に十分メモできなければ、帰りの電車や営業車、喫茶店などでメモします。ノートパソコンと名刺スキャナーを持ち運べば、忘れないうちに情報整理ができ、お勧めです。