デスク整理の達人

人間の脳は視覚情報の処理に多くの部分を割り当てています。視覚からはあまりにも多くの情報が入るので、95％を15秒後には忘れるワザを身に付けているのです。

達人は、常に「大切なものが目に入る」環境を用意しています。デスクは、自分の目に、大切な仕事を何度も映すためにあるのだ、と考えてください。仕事をデスクに陳列していくのです。

出先で仕事が発生するとしましょう。３つの打合せ先で５つの異なる作業が必要となり、「社に戻ってそれをすぐ行なう」旨、約束をします。この時、５枚の紙にそれぞれの仕事を書き分け、ばらばらにしてクリヤーホルダーにはさむのです。ここで、仕事の優先度でホルダーを色分けできたら、発生した瞬間に仕事を整理分類できたことになります。

この瞬間に、同じページにたくさん書き込んでしまったり、適当にカバンにつっこんでしまうと発生時点とは別のときに「整理」作業が必要になります。これは大半のビジネス人の能率を落としている無駄時間です。

さて、デスクに帰ってきました。クリヤーホルダーをとりだし、中身を確認しながら、デスクの前に立てていきましょう。ただ本棚に立て掛けるのではなく、図のように譜面台に譜面を並べるように、自分に見えるように置いていくのです。

赤いホルダーに入った緊急の仕事からとりかかること。並べた左ほど優先度が高く、２列に立てた手前がより緊急、奥に並べた仕事は「緊急ではないけど重要」といった分かりやすいルールを作れば、脳はすぐにそれを覚え込むことができ、すなわち、実行力が高まります。

仕事は発生時点でしっかり整理する。それを目に見えるように並べ、そのまま終わりまでデスク上を移管していくのです。電話のメモやもらった名刺も同様の流れに組み込んでいくのが、本当の「デスク整理」と言うものでしょう。

いったん片づいた仕事の「臨戦態勢」