本当に重要な仕事を忘れない開拓者になれ
デスク整理の前提となる話をまずしていきましょう。
仕事の達人とは、「ただ片っ端から仕事をこなす、手の早い人」ではありません。順序づけ、重みづけがきちんとできて、優先順位を正しく理解して仕事を終わらせていく人のことなのです。
図を見てください。１人の仕事がA,B,C,Dとあったときに、順序良く仕事していく場合といくつかを並行処理していく場合です。
並行処理していく方は全方面に気をつかいながらどれも早く着手していきます。４つ目の終わりは同じ時間です。どちらが良いですか？ 並行処理の方は、実にてきぱきと仕事をこなしていて有能に思われますね。ところが、実は、並行処理の方では、４つの仕事のうち、予定通り終わるのは最後のDだけで、他の３つは普通に順番に仕事してもらったほうが早く終わっているのです！
仕事の達人は、てきぱき見える人、というのとは違うことがお分かりいただけましたか？ では、優先順位とは何でしょう。次の図を見てください。
私たちの仕事には必ず、仕事が重要か重要ではないか、緊急か緊急ではないかがあります。重要で緊急の仕事はすぐにやる。これは当り前です。次にするのはどの仕事ですか？ 本当は右下の「緊急ではないが、重要な仕事」をあまり後回しにせずに、こなしていく人が良い仕事人です。開拓者、変革者と呼ばれる人たちは、普通の人が後回しにばかりしている「本当に大切な仕事」を「緊急」の仕事の間に組み込むノウハウを持っているだけなのです。
ところが実際には私たちは、左上の「重要ではないのに緊急」という仕事にばかりにとらわれ、振り回されているのではないでしょうか。
これをうまくこなしていくにはどうすれば良いか？ 実は、この仕事の達人の原則は、デスクをうまく整理し、味方につけることで実現できるのです。仕事の流れを目に見えるようにし、重要度や緊急度をしっかり大脳新皮質に刻みながら仕事を進める人が、本当の達人と言われる人になるのです。
まずは、デスクにおける仕事の「陳列」方法から把握していきましょう。
仕事は目に見えるように「陳列」せよ！
仕事の重要度や緊急度を管理するには、どんどん変わる状況をしっかり書きだすと良い。コンパクトなホワイトボードに、本文で紹介した「重要度と緊急度」のポートフォリオを描き、そこに仕事を書き並べていくと絵として頭に入るので忘れにくい。
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デスクの整理というとただ片付けるのではない。プロのビジネス人らしい美学が欲しいもの。オフィスに統一感をもたらすUNIFEELシリーズのスタッキングトレーを斜めに３段積みし、緊急性の高いものを最上段に、終わったものを最下段へ移動させ、１日の最後に最下段を整理して帰るといったスタイルができれば、軽やかに仕事を進めることができる。
「開拓者」になれ
