掃除の達人

書類ファイルなどでは、規格をそろえ、住所を与え、整理することができました。文具も、引き出しのトレーやペンケースを使って収納完了。最後に残るのは他社のパンフレットや地図、辞書、書籍の類い、さらに面倒なのは製品サンプルなどの立体物です。

見本市などで集めてきたパンフレットは大きさも違うし、書棚に入れると倒れやすく、整理整頓の足をひっぱる存在になりがちです。こうしたものには、ファイルボックスを一つ使いましょう。この中に納まるかぎり、という形で収納します。あふれそうになれば、古いものを捨てれば良いのです。大切なことは、その箱の管理者を明らかにして、捨てる権限を与えること。「なんとなく置いておいたら良いかと思って...」といった物にオフィスをふさがれないようにしなければなりません。

実は、こうしたパンフやカタログのように、どこかの会社が作って配っているものは常にオフィスに置いておく必要のないものがほとんどです。必要になったらネットで検索すればすぐに資料請求できるでしょう。頼めば翌日届きます。必要になるのが年に3日しかないのに、1年中棚をふさいでいる、という物は見直さなければなりません。たまにしか要らないものは、要らないのです。

確実に置いておかなければならないパンフレットなどは、ファイリングします。ソフトな表紙のクリヤーファイルは便利ですが、パンフレットは重いもの。たくさん入れるとファイルが重みに耐えかねてポケットが破れたりファイル自体がひずんだりして使いにくくなります。誰かが中身を抜いたまま戻さないという問題も起こりがち。

ファイリングして置いておくパンフレットは何度も見なければならないもののはず。強力パンチを使って、しっかりした表紙の2穴ファイルに入れれば、いつでも中身を閲覧することができます。

傘立てがいつの間にかビニール傘にふさがれていて、お客様の傘が入らないなども、見直すべき状態です。乱雑は、誰も管理しない、お見合いのようになった中間領域から始まります。キャビネットの屋根に何だか分からないものが載せられてホコリをかぶっていませんか？　取引先が持ってきたカレンダーが丸まったまま置いてあるかもしれません。

「要らないものを置いておくな」「これも捨てるよ」なんて言っていると細かいことばかり言う嫌なやつと思われそうで誰も何も言わない、という状況に、乱雑やホコリが積もっていくのです。オフィスには常に必要なものしか要らない。この意識を徹底しましょう。気付いた者が捨てれば良いのです。メーリングリストに「あそこのあれ、明日捨てるよ」と流すようにすれば、発言者のプレッシャーを軽くできるでしょう。

商品サンプルやプレミアムグッズのサンプルといった立体物は扱いの難しいものです。展示会で配る携帯ストラップを作ろう、そのために資料として携帯ストラップをいろいろ集めた、といった状態が、オフィスをふさぎます。積み重ねのできないものは、棚に広がり、どんどんスペースを侵食します。２つ３つ棚にディスプレイするときれいに見える物でも、いつのまにか数が増え、気がついたら「ただ散らかっているのとどこが違うんだ」状態になりがちです。常に手に取る物でないと、ホコリがつきやすく、またこうした立体物は掃除もしにくいので、汚い棚になっていきます。

立体物は箱に入れること。中に何が入っているかすぐ分からなくなるので、ラベルに中身の名前を書いたり、フタを閉じる前にデジカメで撮影し、カラー出力して箱に貼っておくなどしましょう。箱は棚に入れて、場所を制限します。ここに置けるだけしか置かない、というのが立体物管理の原則です。

色を効果的に使った整理術