5−3 棚卸しの実施





今回のダウンロード版では、データの保存ができないため、棚卸し機能を充分にご利用いただくことはできません。
しかし、棚卸しはファイリング上重要な概念なので、以下に簡単に説明します。

「S-Filing」では、環境設定によって、年に一度ファイルの棚卸しを行なう設定にすることが出来ます。ソフトウェアでタイトルラベルを作成していれば、過去に作成したファイルはすべてデータとして保存されています。それをもとに年に一度、オフィス内の書類の整理を行ないます。最後、それをソフトウェアに反映させることによってファイルの体系化、整理・分類を行なうことができ、ソフトウェアで管理が可能になります。

 「S-Filing」でファイル管理・棚卸しを行なうためには、まず環境設定で「ロケーション」「移替・廃棄」「棚卸し」の各設定を行なう必要があります。 あらかじめ設定をしておけば、後はファイルのタイトルラベルの作成を行なう際にそのファイルのロケーションを選択するだけです。  指定の期日がくれば、「S-Filing」は棚卸しの時期が来たことをお知らせします。効率的なファイリングはあなたの業務をスピードアップし、オフィスを使いやすくします。

棚卸しを実行するための作業プロセス
STEP1環境設定(あらかじめ行っておくこと) 「ロケーション」「移替・廃棄」「棚卸し」設定 →メニューの[システム]−[環境設定]から行ないます。
STEP2ロケーションの選択(ファイルのタイトルラベル作成時に行なうこと) ・ファイルのロケーション(保管場所)の選択 ・移替年限・廃棄年限は、環境設定で設定しておくと、分類の新規作成時に自動的に設定されます。
STEP3棚卸しの実施(棚卸し時におこなうこと) ・ 棚卸し表を出力する ・ 棚卸し表を参考にファイルの移し替え(置き換え)、廃棄を実施する ・ 行なった棚卸しの結果をソフトウェアに反映させる。