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OFFICE MAKING オフィスができるまで

※記載している内容は取材当時のものです。

「アイデアを空間に変えて、驚きを超える感動を。」コクヨファニチャー「空間構築事業」プロジェクトストーリー

皆さんも社会人になると、オフィススペースで仕事をすることになるだろう。
オフィスとはサービスや商品を生み出す場であり、社員同士のコミュニケーションの場でもある。
そんなビジネスを遂行する空間を提案するのが、ファニチャー事業。
今回は株式会社富士通エフサスのオフィス移転・リニューアル工事に伴う、コンペの提案から、
受注、提案内容の具現化、工事スタート、納品までの流れを事例として取り上げ、その裏側の戦いと喜びに迫る。

メンバー紹介

(建築系)小山 徹也 TETSUYA KOYAMA
人物写真
所属 コクヨ株式会社 ファニチャー事業本部 スペースソリューション事業部 スペースデザイン部 設計第2G

職種設計

入社年1997年

出身学部建築工学
(事務系)榎本 健一 KENICHI ENOMOTO
人物写真
所属 コクヨ株式会社 ファニチャー事業本部 法人営業第2本部 法人第1部 第1G

職種営業

入社年2002年

出身学部商学部
(建築系)山本 愛 AI YAMAMOTO
人物写真
所属 コクヨ株式会社 ファニチャー事業本部 スペースソリューション事業部 スペースソリューション第1部 設計第4G

職種設計

入社年2009年

出身学部地球総合工学

「全てにおいて短納期だったこの案件を戦い抜いたのは、コクヨにとって大きな糧になる」と振り返るのは、当プロジェクトの設計リーダー、
小山徹也。受注に結び付けた営業の榎本健一、デザインを担当した山本愛も、「やるしかないという気持ちで駆け抜けた」と口を揃える。

01 営業としての先読みが、コンペの勝利を引き寄せる。
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オフィス移転などの大規模な案件を受注するには、ほとんどの場合、競合他社とのコンペに勝つ必要がある。面白い提案や価格の安さがあれば受注できるという訳ではなく、何よりも重要なのは、お客様が求めているものや好み、達成したいポイントを把握すること。
榎本の場合、これまで同社の複数のコンペに参加し、様々な提案をする中でニーズを理解していったという。そんな密なコミュニケーションの中で、今回の大きな移転案件の情報も早い段階からキャッチしており、よい形でコンペに臨むことができた。
02 コンペを勝ち抜くための“奇策”
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ただ問題だったのは、オリエンテーション(クライアントが業者選定をするために開催する、プロジェクトの説明会)からプレゼンテーションまでの時間が一週間と素早いビジネスをサポートするため、短納期であった。
営業の榎本は設計の小山、山本と共に、一週間後のコンペにどう臨むか。限られた時間の中で、お客様に自分たちの提案の魅力を最大限伝える方法を模索した。
そこで設計チームが作成したのは、オフィス空間を分かりやすくイメージをさせる模型だった。もちろん、コンセプトやレイアウトの詳細を説明する60ページ以上の提案書、納品までの緻密なスケジュール表なども全て含めて用意する。
わずか一週間という時間で、お客様の意図を汲み、ここまで細部にこだわったアウトプットができるのは組織の強みと個の強みの両方があるからだ。
寝食を忘れて取り組んだ設計チームの尽力もあり、コンペ後からお客様の反応は上々。結果4社のコンペを勝ち抜き、本プロジェクトはコクヨに委ねられることに。
しかし、今回の案件は一筋縄には行かない。これから本当の勝負が始まる。
03 納期までの驚異的なスピード
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2013年6月頭に開催されたコンペから、正式な受注までは約2週間を要した。その後は7月下旬の工事着手、館内のリニューアル移動、他ビルからの移転、9月下旬にはプロジェクト完了。これが今回のプロジェクトスケジュールだった。
わずか数か月のうちに、コンセプトからレイアウト、インテリア空間、使用するオフィス家具の決定はもちろん、オフィススペースの環境に関わる、ゼネコン(建築及び設備)、配線業者、引越し業者との調整まで、ありとあらゆることを決定する必要がある。
納期が短いと言えども、当然質を下げることは一切できない。コクヨが提案した「コミュニケーションの活性化」「効率的な業務」「想像力の強化」という3点を具現化するために、チームはそれぞれの英知を結集してプロジェクトに取り組んだ。
04 コクヨが提案するオフィスの在り方
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本プロジェクトでは、提案の中心に「社員同士のコミュニケーション、幹部と社員の交流」が据えられていた。整列された個人専用デスクではなく、開放的なフリーアドレス制のレイアウトだ。また、幹部の席はこれまで窓側に設けられていたが、今回の移転で彼らの席は、オフィスのど真ん中に設置された。社員が幹部に話しに行くだけでなく、幹部が社員の元を訪れるようにすることが狙いである。
設計した小山はこう語る。
「単にオフィス空間や家具の提案をするのではなく、社内のコミュニケーションがどうあるべきか、お客様にとってベストな環境が何かを含めて、提案する。これが私たちのスタイルです。」
このように、コクヨの“社内コミュニケーション”へのこだわりは特筆すべきものがある。
05 いよいよ工事。イメージの具現化へ
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実際に工事が始まると、設計のメンバーが中心となってお客様や関係する業者とのやりとりを行う。納期が短いこともあり、設計チームは効率的に役割分担を行い、仕事を進めていく。山本は、リニューアル後の新オフィスのコンセプトを、より効果的に具現化するためにはどうしたらよいかを考え、インテリア計画を行った。コミュニケーションを活性化させるためのカラフルな家具をちりばめたり、フロア毎に個性を出すようにカーペット・壁紙を含めた空間デザインをお客様と共に創り上げていった。一方で営業の榎本は、用意された予算の配分を逐一確認し、設計の方向性がお客様の要望と乖離していないかをチェック。
机のどこにコンセントをつけるか、椅子の素材はどうするか。ホワイトボードをどこに設置するか。挙げたらキリがない程の決定事項をマネジメントするのは、リーダーの小山。抜け漏れや、ミスなくディレクションするためには、俯瞰してプロジェクトを見続け、臨機応変に対応することが必要だ。
06 そして納品へ
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怒涛の2ヶ月が過ぎ、無事納品を迎えたチームメンバー。しかし、気を緩めることはできない。実際にお客様が入居した後の微調整が続くのはもちろん、新たなニーズも生まれてくる。チームメンバーはそれぞれ、次のプロジェクトでの奔走を開始するが、今回の案件は自信につながったという。
彼らはこれからも、お客様と信頼関係を築き、様々なプロジェクトを勝ち取り、感動と成果という価値を生み続けるだろう。
次のストーリーの主人公は、ご覧いただいているあなたかもしれない。

お客様の声

今回の案件を発注された株式会社富士通エフサスのご担当者様に、コクヨファニチャーが手掛けた現在の新オフィスについて伺いました。

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株式会社富士通エフサス ○○担当より

PRODUCT MAKING 顧客起点のものづくり

※記載している内容は取材当時のものです。

顧客起点のものづくり コクヨファニチャー Work Vista 進化プロジェクト

実に30万席というオフィス向け大型テーブル販売実績を持つコクヨ。彼らは常に時代に合わせ、多様化する顧客ニーズに応えてきた。
働き方の変化やそれに伴う組織変更、オフィスの移転・統合など様々な理由により、企業においてレイアウト変更はしばしば行われる。当然顧客としては、レイアウト変更の度に家具を揃えなおすのはコスト高になるため、安く、かつ場所や時々のニーズ、職種によって柔軟に対応できるハードを期待している。連結型大型テーブル「Work Vista(上記写真中央)」は、空間を作りかえるにあたって利便性が高く、将来どのような組織体制になっても柔軟に対応できるため、首都圏の案件で受け入れられる確率が高くなっていたコクヨの大ヒット商品だ。
元々あった多機能で高価格な別商品をベースに、連結型大型テーブルとして必要な機能だけにそぎ落とし、シンプル且つ廉価に仕立てているため、
営業部隊にとってもお客様に提案しやすく、高い売り上げを誇っている。
しかし、ここ最近、首都圏の市場においては、他社にコンペで負けてしまう案件がいくつか続いていた。
主な原因はレイアウトの多様性と価格。首都圏の顧客の要望が幅広くなったことで、シンプルなWork Vistaでは機能不足となり、
その都度、別製(カスタマイズ)で対応していた結果、生産コストが膨れ上がり、受容されない価格になっていたのだ。
首都圏の顧客に選ばれる為には、主力商品である「Work Vista」を、幅広い顧客の要望に答えられるものへと進化させる必要があった…
今回は、このWork Vista 進化プロジェクトを事例として取り上げ、コクヨのものづくりの裏側に迫る。

メンバー紹介(技術系7名)

所属コクヨファニチャー株式会社 ものづくりバリューユニットデスクバリューチーム フロント開発グループ

職種商品企画 / 案件支援

営業部隊が多く所属している霞ヶ関オフィスで、既にある製品では満足いかないお客様へのカスタマイズを行う。
そのニーズを商品開発にフィードバックし、商品企画につなげる。

薗田 太郎

薗田 太郎 TARO SONODA

入社年1987年

八條 恒

八條 恒 HISASHI HACHIJYOU

入社年1991年

職種商品開発

開発の本拠地である大阪で、顧客ニーズの解決を実現していくために、どんな商品がありえるのか、
どんなバリエーションがあり、アイテムを作るのにどれだけの金型投資が必要か、適正な価格はどれくらいか、
といった製品化プランを組む。

森田 耕司

バリューチーム長 森田 耕司 KOUJI MORITA

入社年1992年

山西 学

山西 学 MANABU YAMANISHI

入社年1995年

谷元 祐介

谷元 祐介 YUSUKE TANIMOTO

入社年2011年

職種生産(詳細設計)

商品開発が立てた製品プランを、工場で大量生産できる状態にする為、部品ごとの詳細設計を行う。

小谷 雄介

小谷 雄介 YUSUKE KOTANI

入社年1992年

佐々木 理那

佐々木 理那 RINA SASAKI

入社年2010年

「部署の垣根なく、密着してコミュニケーションを取れたことが成功に繋がった」と振り返るメンバー。
チーム長の森田も、「良い商品は、馴れ合いでは作れない。お互いの想いや考えをぶつけあって、
初めて顧客の満足を得られる商品を作ることが出来る。」と日頃から部下に伝えていると言う。

01 VT(value team)制の導入
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「Work Vistaを幅広い顧客の要望に答えられるものへと進化させる」といっても、開発担当者である山西、谷元の二人は、何をどう変えたら顧客の要望に応えられるのかが分からなかった。
一方、細かい顧客の要望に日々カスタマイズで対応していた商品企画の八條、薗田も、「既製品でここまで対応出来れば、コストがかさまず他社に勝てるのに…」という思いがあったと言う。
そんな中、会社全体の取り組みとして、主力商品については、部署ごとの縦割り組織でものづくりをするのではなく、企画から開発、生産までの全担当者が一つの組織となってものづくりに取組むVT(value team)制を敷くことになった。
「VT制になってから、商品企画の情報を元に仮説を立てやすくなった」と話す山西は、「こんな顧客の、こんなニーズがあるはずだ」という仮説をいくつも立て、数ある仮説の中から、本当に解決しなければならない課題を搾り出す作業に取り掛かった。
02 本質的な課題の抽出
「ここ最近の案件を対応するに当たり、高い遮断性を有したマネジメントスペースやMTGスペースを必要とするトレンドが帰ってきたように感じていた」と八條が話すとおり、商品企画からの顧客案件データを分析すると、最も多かったのはパネル(机と机の間に使う、仕切板のようなもの)についての要望だった。
高い遮断性を有する場合、今まではパネルシステム(下写真上段)で対応していたが、近年のオフィスには、大型テーブルを納品しているケースが多い為、その大型テーブルの一部を別の用途に充てたいというケースが増えていたのだった。
例えば、マネージャー席を個室や別テーブルで設けずに、大型テーブルの一席に設ける、一部を簡易的なMTGスペースや個別プロジェクトの空間にする、コピー機が置けるようにする等…
そういった要望に応えようとすると、簡単に一部の天板を取り外せたり、パネルシステム並のオプションパネルを作ったり、新たなオプションにも対応出来る躯体へとテーブルそのものの仕様を変更したりする必要がある。
【パネルシステム】
パネルを組み合わせた後に、天板を取り付けて席を作る

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【Work Vista】
既存の大型テーブルに、高さのあるパネルを取り付けて席を作る

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03 衝突と共感
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とはいっても、今まで定番商品として作られてきたものに、新たな機能を加えることは、新製品を作ることと同じか、もしくはそれ以上に難しい。なぜなら、大幅な生産ラインの作り直しが必要になるのと、これまでにWork Vistaを購入したお客様でも新しいオプションが追加で使える形で強化をしなければならないからだ。
ここからは、開発と詳細設計が力を合わせる必要がある…
しかし、詳細設計の小谷と佐々木は、「最初は嫌だと思った」と振り返る。
元々あった多機能の別商品を見直し、必要な機能だけを残して廉価版として作ったWork Vistaに対し、「オプションを増やしていく」ということが、矛盾だと感じたからだ。
ただし、元々の多機能商品は、多機能が故にパーツの組合せが複雑で、営業が売りにくい商品であったことも事実。
彼らは開発の山西、谷元と喧々諤々、議論を重ね、時には商品企画の八條や薗田ともコミュニケーションをとる中で、「古いものに戻るのではなく、顧客に支持され、営業部隊も売り慣れているWork Vistaだからこそ、更に魅力的な商品へ進化させなければならない」という売る側の視点にも共感し、力を合わせることを決意した。 
04 試行錯誤を繰り返し、アイデアをカタチにする
今回のプロジェクトで開発の谷元と詳細設計の佐々木が特に苦労したのは、パネルの取り付け強度を担保する構造設計である。
今まで、空間を仕切るパネルを組み合わせた後に天板を置いて作っていた席を、既に組みあがっている大型テーブルに、高さのあるパネルを取り付けることで作らなければならない上に、既存のWork Vista生産ラインを変更すると大幅なコストがかかってしまうため、天板や、袖足の仕様を変えることも許されない…
そのような条件下でも、 Work Vistaの既存イメージを損なわないデザインや、実際に納品現場でデスクを組立てる施工担当者の作業工数(組立て易さ)を考慮し、何度も議論を重ね、試行錯誤を繰り返した。
結果、Work Vista専用のパネルと取り付け金具を開発し、細かい顧客ニーズにも応えられるWork Vistaへ、進化させることに成功したのだった。
(下図参照)
【スタンダード】

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既存のWork Vistaで対応出来たレイアウト

【タッチダウン】

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【個人作業重視】

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進化後のWork Vistaで対応可能になったレイアウト

【チームワーク】

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【マネージメント】

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【パネルブース】

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04 進化したWork Vistaとコクヨのものづくり
従来の良さはそのままに、顧客の細かいニーズに対応できるように進化したWork Vistaが登場したことで、首都圏の案件では、営業部隊が他社より幅広い、積極的な提案が出来るようになり、案件の勝率アップにも繋がっている。
ゼロから新しい商品を作ることも大切だが、現状あるものをより良くしていくことも大切なこと。むしろ既に「現状」がある分、関係部署でより密なコミュニケーションを取ることが求められるのかもしれない。
コクヨが目指すのは、顧客起点で考え、効率的に生産し、ベストプライスを生み出す、ものづくり。
表面的な顧客のニーズに全て応えていては、いくら生産ラインがあっても足りないが、本質的なニーズを満たしながら、効率的に生産することでコストを押さえれば、必ず顧客に受け入れてもらえる。それを実現するために、鍵となるのは「価値とコストの見極め」だ。
価値とコストを見極めるためには、社員同士のコミュニケーションが不可欠であり、全員が力を合わせてものづくりに挑むコクヨの姿勢を表していると言える。
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